Datenschutz Recruiters

Datenschutzhinweise im Bewerbungsprozess der Quandoo-Gruppe

Hiermit informieren wir Dich über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses bei der Quandoo-Gruppe. Des Weiteren informieren wir Dich über die Dir nach dem geltenden Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, also beispielsweise persönliche Daten, Adressdaten und Abrechnungsdaten, die Ausdruck der Identität einer Person sind.

Die von Dir in unserem Bewerbermanagementsystem eingegebenen personenbezogenen Daten werden von den jeweiligen Rechtseinheiten der Quandoo-Gruppe für Zwecke der Abwicklung Deiner Bewerbung und mit dem Ziel einer Anstellung in einem Unternehmen der Quandoo-Gruppe im Stellenbesetzungsprozess verarbeitet. Darüber hinaus verwenden wir Deine Daten gegebenenfalls auch dafür, um diese mit anderen unserer offenen Stellenausschreibungen abzugleichen und Dich damit auch für weitere Positionen, die interessant für Dich sein könnten, berücksichtigen zu können. Stellenbesetzungen erfolgen in der Quandoo-Gruppe in Zusammenarbeit der Mitarbeiter unserer Personalabteilungen und den Vorgesetzten sowie gegebenfalls weiteren im Bewerbungsprozess eingebundenen Mitarbeiter der Fachabteilung. Diese können zu unterschiedlichen Unternehmen der Quandoo-Gruppe gehören. Daher können Deine Daten weltweit innerhalb der Quandoo-Gruppe ausgetauscht werden. Wir werden Deine personenbezogenen Daten niemals so verarbeiten und analysieren, dass dies zu einer automatisierten Entscheidung führt, die für Dich rechtswirksam ist oder Dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Quandoo respektiert Ihre Privatsphäre

Der Schutz Deiner Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Sicherheit aller Geschäftsdaten ist uns ein wichtiges Anliegen, das wir in unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die bei Deinem Besuch unserer Online-Angebote erhoben werden, vertraulich und nur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Datenschutz und Informationssicherheit sind Bestandteil unserer Unternehmenspolitik.

Kontaktinformationen des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher für die Verarbeitung Deiner Daten ist die jeweilige Rechtseinheit der Quandoo-Gruppe, bei der Du Dich bewirbst. Die Kontaktdaten der Quandoo-Rechtseinheiten kannst Du der Anlage 1 entnehmen.

Bewerbung auf Stellenangebote unseres Job-Portals

Die einfachste Möglichkeit einer Bewerbung, ist eine direkte Bewerbung auf eine der auf Job-Portalen veröffentlichten Stellenanzeigen. Deine Bewerbung wird im Rahmen unserer internen Prozesse bewertet.

Papierbewerbungen werden in unserem Bewerbermanagementsystem SmartRecruiters manuell erfasst und die Bewerbungsunterlagen anschließend an Dich zurückgesendet oder gegebenenfalls vernichtet. Du erhältst eine E-Mail, mit der Du Deine manuell erfasste Bewerbung aktivieren kannst. Falls Du Deine Bewerbung nicht binnen 30 Tagen aktivierst, werden Deine Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem gelöscht und Du wirst nicht weiter im Auswahlprozess berücksichtigt.

Darüber hinaus hast Du die Möglichkeit, Dein persönliches Netzwerk zu nutzen und Deine Bewerbung über einen Mitarbeiter der Quandoo-Gruppe einzusteuern. Hierzu kannst Du Deinen Lebenslauf an diesen Mitarbeiter übergeben, der diesen an einen Mitarbeiter des Recruiting-Teams weiterleiten wird, welcher Deinen Lebenslauf dann in unser Bewerbermanagementsystem hochlädt. Du erhältst eine E-Mail, mit der Du Deine Bewerbung aktivieren kannst. Falls Du Deine Bewerbung nicht binnen 30 Tagen aktivierst, werden Deine Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem gelöscht und Du wirst nicht weiter im Auswahlprozess berücksichtigt. Wir können erkennen, dass ein Mitarbeiter von Quandoo Dich empfohlen hat.

Über den Bearbeitungsstatus halten wir Dich per E-Mail informiert. Im Bewerbungsprozess hast Du zudem jederzeit die Möglichkeit, Deine Daten zu ändern oder Deine Bewerbung zurückzuziehen. Hierzu benötigst Du ein SmartRecruiters Profil, das Du auf der SmartRecruiters Webseite anlegen kannst.

Verarbeitete Datenkategorien

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:

  • Stammdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz)
  • Dokumente (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf) – Reisekostenabrechnung (z.B. Bankverbindung)
  • Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, (Mobil-)Telefon, IT-User, Ton-, Bildaufzeichnung)
  • Protokolldaten, die bei der Nutzung von IT-Systemen anfallen

Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen.

Darüber hinaus führen wir bei Bewerbern, die sich auf bestimmte Stellen bewerben, gegebenenfalls einen Persönlichkeitstest, angeboten durch die SCHEELEN AG, Klettgaustraße 21, D-79761 Waldshut-Tiengen, durch. Im Rahmen dessen werden folgende Daten erhoben:

  • Name
  • Position
  • Persönlichkeitsstrukturanalysedaten

Quellen der personenbezogenen Daten

Deine personenbezogenen Daten werden in aller Regel bei Dir selbst im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Die Besetzung besonders sensibler Stellen erfordert gegebenenfalls eine weitere Prüfung Deiner Bewerberdaten und Deines Werdegangs. Wir werden Dich direkt kontaktieren und Deine Einwilligung einholen, wenn eine solche Prüfung durchgeführt werden soll.

Datenübermittlung bei Einstellung

Im Falle Ihrer Einstellung werden Deine Daten von unserer HR-Abteilung aus unserem Bewerbermanagementsystem in unsere HR-Administrationssysteme übermittelt. Deine Daten werden dort als Mitarbeiterdaten weiterverarbeitet.

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir und von uns beauftragte externe Dienstleister verarbeiten Deine personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer maßgeblicher nationaler Gesetze. Die Datenverarbeitung dient insbesondere der Durchführung des Bewerbungsprozesses zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses mit einer Rechtseinheit der Quandoo-Gruppe. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 I 1 lit. b DGSVO i.V.m. § 26 I 1 BDSG (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Weitere Rechtsgrundlage ist Artikel 6 I 1 lit. f DSGVO für z.B. Personalauswertungen (Personal Controlling, Analytisches Reporting).

Besondere Kategorien von Daten

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Artikel 9 I DSGVO (z.B. Daten zur Gesundheit) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Artikel 9 II lit. b DSGVO. Zudem kann die Verarbeitung für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Artikel 9 II lit. h DSGVO erforderlich sein.

Weitergabe von Daten

Innerhalb der jeweiligen Rechtseinheit der Quandoo-Gruppe, bei der die Bewerbung erfolgt, erhalten nur in den Bewerbungsprozess involvierte Personen und Stellen (z.B. Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter der Fachabteilung, Personalbereich) Zugriff auf Deine personenbezogenen Daten.

Deine personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nur dann an andere Verantwortliche übermittelt, soweit dies zur Bewerbung erforderlich ist, wir oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Deine Einwilligung hierfür vorliegt. Einzelheiten zu den Rechtsgrundlagen findest Du im Abschnitt “Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen“. Dritte können auch andere Rechtseinheiten der Quandoo-Gruppe sein. Sofern Daten an Dritte auf Basis eines berechtigten Interesses übermittelt werden, wird dies in diesen Datenschutzhinweisen erläutert. Daneben bedienen wir uns u.a. zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister befinden sich im Abschnitt „Auftragnehmer und Dienstleister“. Darüber hinaus können wir Deine personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb der Quandoo-Gruppe übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Auftragnehmer und Dienstleister (Auftragsdatenverarbeiter)

Wir haben unsere Dienstleister sorgfältig ausgewählt und überwachen sie regelmäßig, insbesondere ihren sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Absicherung der bei ihnen gespeicherten Daten. Sämtliche Dienstleister werden von uns zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet. Dienstleister können auch andere Rechtseinheiten der Quandoo-Gruppe sein. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, kannst Du der Übersicht entnehmen:

Dienstleister

SmartRecruiters Inc.

225 Bush Street

San Francisco, CA 94104, USA

 Google LLC

1600 Amphitheatre Parkway

Mountain View, CA 94043

United States

INSIGHTS MDI International Deutschland GmbH

Klettgaustraße 21

D-79761

Waldshut-Tiengen

Weitergabe an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Sollten wir personenbezogene Daten an Auftragnehmer, Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Du kannst bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittländern und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutze hierfür die in der Anlage 1 genannten Kontaktinformationen.

Dauer der Speicherung; Aufbewahrungsfristen

Wir löschen Deine personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder kein berechtigtes Interesse an der Speicherung der Daten mehr besteht. Nach Beendigung des Bewerbungsprozesses werden Deine personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir gemäß der nationalen Gesetzgebung dazu verpflichtet sind. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können.

Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Deine verarbeiteten Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.

Rechte der Nutzer

Bitte nutze zur Geltendmachung Deiner Rechte die Kontaktangaben in der Anlage 1. Stelle dabei bitte sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Deiner Person möglich ist.

Informations- und Auskunftsrecht

Du hast das Recht, von uns Informationen über die Verarbeitung Deiner Daten zu erhalten. Hierzu kannst Du ein Recht auf Auskunft in Bezug auf die personenbezogenen Informationen, die wir von Dir verarbeiten, geltend machen.

Berichtigungs- und Löschungsrecht

Du kannst von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Vervollständigung oder Löschung Deiner Daten verlangen. Dies gilt nicht für Daten, die für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke erforderlich sind oder den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Soweit der Zugriff auf solche Daten nicht benötigt wird, wird deren Verarbeitung aber eingeschränkt (siehe nachfolgend).

Einschränkung der Verarbeitung

Du kannst von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Deiner Daten einschränken.

Widerspruch gegen Datenverarbeitung

Zudem hast Du das Recht, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen. Wir werden dann die Verarbeitung Deiner Daten einstellen, es sei denn, wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Deine Rechte überwiegen.

Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“

Zudem hast Du das Recht, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage berechtigtes Interesse beruht. Wir werden dann die Verarbeitung Deiner Daten einstellen, es sei denn wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Deine Rechte überwiegen.

Widerruf der Einwilligung

Sofern Du uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Deiner Daten erteilt hast, kannst Du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Deiner Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Datenportabilität

Du hast weiterhin das Recht, Daten, die Du uns zur Verfügung gestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt zu erhalten bzw. – soweit technisch machbar – zu verlangen, dass die Daten einem Dritten übermittelt werden.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Du kannst dich dazu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Deinen Wohnort zuständig ist oder an die für die Quandoo-Rechtseinheit, bei der Du dich beworben hast, zuständige Datenschutzbehörde.

Anlage 1 Rechtseinheiten und Kontaktdaten Quandoo Group EU/EWR

Land Rechtseinheit Adresse Kontakt
Österreich Quandoo Austria GmbH Neubaugasse 21,

1070 Wien

dataprotection@quandoo.com
Finnland Quandoo Finland Oy Konepajankuja 1,

00510 Helsinki

dataprotection.uk@quandoo.com
Deutschland Quandoo GmbH KulturBrauerei, Schönhauser Allee 36, D-10435 Berlin dataprotection@quandoo.com
Italien Quandoo Italy S.R.L. Via Ascanio Sforza

79, 20136 Mailand

dataprotection.it@quandoo.com
Niederlande Quandoo Nederland B.V. Mr. Treublaan 7,

1097 DP Amsterdam

dataprotection.uk@quandoo.com
Vereinigtes

Königreich

Quandoo UK Ltd. 12-16 Laystall Street,

London EC1R 4 PF

dataprotection.uk@quandoo.com
Schweiz Quandoo Switzerland

GmbH

Mühlebachstr. 2,

8008 Zürich

dataprotection@quandoo.com